Die Version 2.0 liefert zahlreiche neue Features für Anwender und Administratoren.


Bitte beachten Sie, dass zwingend der Document Processor CORE ab Version 4.15.5 zum Einsatz kommen muss. Erst ab Version 4.15.5 werden alle API-Änderungen ab der Version 1.12 korrekt berücksichtigt.


Kompatibilität mit den Produkten der Upload24

  • Document Processor CORE 4.15.x
  • WorkflowPortal 4.15.x


Nach Installation dieser Version muss der Suchindex zwingend neu erstellt werden, damit alle Optimierungen greifen können. Melden Sie sich hierfür im ArchivPortal mit dem Administratorkonto an und starten über die Einstellungen die Neuerstellung.


Bekannte Einschränkungen

  • In der erweiterten Suche wurde ein Problem mit der Funktion "Rückgängig/Wiederholen" festgestellt. Die Korrektur findet erst mit einer Folgeversion statt. Deshalb wurden die entsprechenden Symbole vorübergehend deaktiviert.


Neue Funktionen und Optimierungen für Anwender

  • Die Suchgeschwindigkeit wurde weiter optimiert. Dafür wurde die verwendete Komponente "Lucene" auf den aktuellen Stand gebracht. Aber auch über weitere Programmanpassungen wurden die Geschwindigkeiten gesteigert.


  • Die Vorschau in der Dokumentliste unterstützt viele weitere Dateiformate. Dazu gehören die Bildformate TIF, JPG und PNG sowie die Office-Formate DOC, DOCX, XLS, und XLSX. Aber auch LOG- und TXT-Dateien werden unterstützt. Die Formate werden im ersten Schritt nur für die Vorschau berücksichtigt. Die Anzeige der Dokument im Dokumentdialog und die Ermittlung der Volltexte sind für eine nachfolgende Version geplant.


  • Das initiale Laden von Dokumenten nach dem Login kostet etwas Zeit. Da im Regelfall eine Suche ausgeführt wird, kann der Dialog der erweiterten Suche direkt nach dem Login angezeigt werden. Hierfür steht eine neue Option im Dialog zur Verfügung.



  • Die Oberfläche ermöglicht Massenaktionen für die Bearbeitung mehrerer Dokumente in einem Rutsch. Möglich sind das Löschen, das endgültige Löschen, das Wiederherstellen sowie die revisionssichere Archivierung. Wählen Sie hierfür den entsprechenden Menüpunkt unten rechts. Mit Auswahl eines Dokuments erscheint die zugehörige Menüleiste.




  • Anwender können PDF-Dokumente über den Viewer drucken. Hierfür steht ein neuer Menüpunkt zur Verfügung. Die entsprechenden Berechtigungen müssen vom Administrator vergeben werden.


  • Die Volltextsuche kann in der erweiterten Suche auch alle Attributwerte einbeziehen. Aktivieren Sie hierfür die entsprechende Option.



  • Die Auswahl von Attributen in der erweiterten Suche wurde nachvollziehbarer gestaltet. Bislang wurden alle bereits ausgewählten Attribute automatisch deaktiviert, wenn nur eines zusätzlich ausgewählt wurde, das nicht in allen aktiven Kategorien enthalten war. Zukünftig werden die Kategorien deaktiviert, in denen das neue Attribute nicht vorkommt.


  • Beim Laden eines sehr großen Dokuments wird der Fortschritt in der Oberfläche angezeigt.
  • Das Änderungsdatum von Dokumenten steht als Systemspalte und für die erweiterte Suche zur Verfügung.
  • Die Eingabe von Werten in ein MultiValue-Attribut kann nun auch mit TAB, zusätzlich zu ENTER, bestätigt werden.
  • Der Dialog zum Anzeigen von E-Mail-Anhängen wurde optimiert und zeigt die Daten nun nachvollziehbarer an.


Neue Funktionen und Optimierungen für Administratoren

  • Das ArchivPortal unterstützt PostgreSQL als Datenbankserver in Ergänzung zu den bereits unterstützen Varianten Microsoft SQL Server (ab 2019), MySQL und MariaDB. Eine Migration von einem Datenbanktyp zum anderen ist allerdings nicht direkt über das ArchivPortal möglich.


  • Änderungen an der Konfiguration sind über das neue Systemprotokoll im ManagementPortal einsehbar. Hierüber können neu angelegte oder geänderte Objekte (Kategorien, Attribute, Konten, ...) nachvollzogen werden.


  • Das Neuerstellung des Suchindex wurde angepasst. Die Oberfläche meldet nun automatisch, wenn der Index nach einem Update veraltet ist und neu erstellt werden muss. Die entsprechende Logik zur Neuerstellung wurde ebenfalls angepasst, sodass auch sehr große Archive performant verarbeitet werden können. Außerdem wurde der Button zur Indexneuerstellung ab sofort deaktiviert, wenn gerade die Gesamtanzahl ermittelt wird oder bereits eine Neuerstellung läuft.


  • Dokumente können automatisch revisionssicher archiviert werden. Aktivieren Sie hierfür die gewünschte Anzahl der Tage in den Kategorieeigenschaften, nach denen die automatische Aktion greifen soll. Grundlage ist das Erstelldatum des jeweiligen Dokuments.


  • Datum-Attribute können als Standardwert das aktuelle Tagesdatum erhalten. Setzen Sie hierfür die entsprechende Option in den Attributeigenschaften. Im Dialog zum Hochladen eines neuen Dokuments wird das Datum vorgeblendet. Sofern das Datum beim Hochladen über die API fehlt, greift das Tagesdatum.


  • Nicht mehr benötigte Attribute können gelöscht werden. Bislang war nur das Deaktivieren eines Attributs möglich. Mit dem Löschen werden sämtliche vorhandene Werte und die Zuordnung aus der dyn. Dokumentbezeichnung entfernt.


  • Auch Benutzergruppen und -konten werden ab sofort in der Hauptdatenbank verwaltet. Zuvor geschah dies über eine zusätzliche SQLite-Datenbank, was das Handling und Sicherungsvorgänge unnötig erschwerte.


  • Um Server mit geringen Resourcen zu entlasten, können die Erzeugung von Vorschaubildern und die Extraktion der Volltexte auf einen bestimmten täglichen Zeitraum eingegrenzt werden. Die entsprechende Option steht im Administrationsmenü des ArchivPortals zur Verfügung.


  • Der neue Einrichtungsmodus schaltet Schreibvorgänge im Suchindex ab, um die Migration großer Dokumentmengen aus anderen Archiven beschleunigen zu können. Dokumente werden so nur noch in die Datenbank geschrieben. Nach dem Schreiben aller Daten muss der Modus deaktiviert und der Suchindex neu erstellt werden. Diese Neuerstellung geht erheblich schneller von statten als einzelne Zugriffe auf den Index je Dokument.


  • Die Dokumenthistorie zeigt auch systemseitige Änderungen an einem Dokument an. Dazu gehören die Erstellung des Vorschaubildes sowie die Extraktion des Volltextes für die Suche.
  • Falls im Zuge eines Updates die Aktualisierung der Datenbankstruktur fehlschlägt, zeigen sowohl ManagementPortal als auch ArchivPortal eine aussagekräftige Fehlermeldung an. So kann auf diesen Fall direkt reagiert werden.
  • Die Logdateien von ManagementPortal und ArchivPortal werden mit der Version 2.0 aktiv überwacht. Konkret geht es um die Dateigröße und den Aufbewahrungszeitraum. Aktuell können die einzelnen Dateien auf max. 30MB anwachsen. Wenn diese Größe erreicht ist, werden sie automatisch umbenannt und max. 50 Tage vorgehalten.
  • Die Bezeichnung sämtlicher Programmdateien (*.exe) wurde vereinheitlicht und damit besser nachvollziehbar.
  • Sollte es beim Hochladen von Dokumenten zu Fehlern kommen, können unvollständige Datensätze entstehen. Diese wurden zwar nicht in der Oberfläche angezeigt, führten aber zu unnötigem Datenverbrauch. Entsprechende Datensätze werden zukünftig automatisch entfernt.
  • ManagementPortal und ArchivPortal prüfen beim Dienststart, ob das verwendete Datenbankkonto ausreichende Berechtigungen zum Erstellen der Jahresdatenbank besitzt. Falls dies nicht der Fall ist, beenden sich die Dienste und erfassen eine passende Meldung im Ereignisprotokoll.


Neue Funktionen und Optimierungen für Entwickler

  • Zahlreiche API-Aufrufe haben zusätzliche Parameter erhalten, mit denen die zurückgelieferte Datenmenge verringert werden kann. Hervorzuheben sind dabei die Binärdaten im Endpunkt "GET document/{id}" sowie die Vorschaubilder in den Endpunkten der unterschiedlichen Suchoptionen.


Fehlerkorrekturen

  • Es konnte durch unterschiedliche Gründe zu Fehlern in den dynamischen Berechtigungen kommen. Konkret gingen Einstellungen verloren, die manuell wiederhergestellt werden mussten.
  • Die Anzahl der Named-Lizenzen wurde beim Ändern eines Benutzerkontos nicht geprüft, sodass die lizenzierte Anzahl überschritten werden konnte.
  • Wenn ein PDF-Dokument normale Annotationen enthielt, wurden diese nicht im Vorschaubild angezeigt.
  • Kopierte Kategorien konnten erst nach einem Neuaufruf der Kategorienübersicht erneut kopiert werden.
  • Dynamische Dokumentbezeichnungen wurden beim Kopieren einer Kategorie fehlerhaft übernommen und damit nicht angewendet.
  • Die gesicherte Verbindung zu einem LDAP wurde nicht korrekt gehandhabt.
  • Beim Verschieben eines Dokuments in eine andere Kategorie über die API wurden übereinstimmende Attributwerte nicht automatisch übernommen.
  • Die automatische Anmeldung führte in Ausnahmefällen zu Anmeldeproblemen.
  • Die Kombination aus statischen und dynamischen Berechtigungen konnte zwar konfiguriert werden, griff aber nicht. Es wurden nur die statischen Berechtigungen angewendet.
  • Im Falle einer abgelaufenen Lizenz war die Anmeldung im ArchivPortal noch möglich.
  • Gelöschte Attribute standen in der Auswahl für die dynamische Dokumentbezeichnung zur Auswahl.
  • Das Deaktivieren des Administrator-Kontos griff erst nach einem Neustart des ManagementPortal-Dienstes.
  • Wenn Indexneuerstellung und OCR-Dienst parallel liefen, wurden doppelte Einträge im Suchindex erzeugt.
  • Die Meldung "Too Many Concurrent Users" wurde auch angezeigt, wenn sich ein Benutzer ohne Named-Lizenz auf einem System ohne Concurrent-Lizenzen anmelden wollte.
  • ?? Die Zuordnung von Rollen über Gruppen hatte keine Auswirkungen auf die zugeordneten Konten.
  • Es konnten mehrere lokale Benutzerkonten mit demselben Namen angelegt werden.
  • Einem Benutzerkonto wurde nur eine Rolle zugeordnet, auch wenn über die AD-Synchronisation mehrere AD-Gruppen und damit Rollen konfiguriert waren.
  • Der Aufruf der erweiterten Suche per URL funktionierte nicht in Kombination mit der Option "Angemeldet bleiben".
  • Die genaue Suche lieferte für bestimmte Suchbegriffe keine Ergebnisse, beispielsweise für Rechnungsnummern mit Bindestrich.
  • Die genaue Suche hat nicht alle Kategorien durchsucht, nur die aktuell ausgewählte.
  • Der direkte Aufruf der Suchvorlage per URL führte mit einem angegebenen Attributwert dazu, dass der Operator für dieses Attribut immer "Ist gleich" wurde, obwohl z.B. "Enthält" hinterlegt war.
  • Die Aufbewahrungsfrist mit einem Attribut als Grundlage führte beim Archivieren zu Fehlern.
  • Die Auswahl aller Kategoriegruppen zum Steuern der Export-Auswahl funktionierte nicht sauber.
  • Die Drop-Down Anzeige von Listen-Attributen in dyn. Berechtigungen war teilweise zu schmal, um den Inhalt korrekt anzuzeigen.
  • Beim Hochladen einer neuen Dokumentversion war das Handling der dynamischen Dokumentbezeichnung fehlerhaft.
  • Die erweiterte Suche nach MultiValue-Attributen funktionierte nicht wie erwartet, da die Option "Enthält" nicht korrekt gehandhabt wurde.
  • Gespeicherte Suchvorlagen konnten mit sehr vielen Kategorien und Attributen zu Fehlern führen.
  • Es wurden auch dann Dokumente komplett in die Oberfläche heruntergeladen, wenn das Format gar nicht im Viewer unterstützt wurde.
  • Für sehr große Dateien konnte das Bilden des Hash-Wertes für die Verifizierung der Binärdaten fehlschlagen.