Die Version 1.13 liefert nach den letzten beiden Optimierungsversionen wieder zahlreiche neue Features für Anwender und Administratoren. Insbesondere die erweiterte Suche sowie der Dokumentdialog bieten viele Verbesserungen.


Kompatibilität mit den Produkten der Upload24

  • Document Processor CORE 4.15.x
  • WorkflowPortal 4.15.x


Bekannte Einschränkungen

  • In der erweiterten Suche wurde ein Problem mit der Funktion "Rückgängig/Wiederholen" festgestellt. Die Korrektur findet erst mit einer Folgeversion statt. Deshalb wurden die entsprechenden Symbole vorübergehend deaktiviert.


Neue Funktionen für Anwender

  • Die einfache Suche führte häufig zu Missverständnissen, da diese bisher standardmäßig nicht nach Wortteilen gesucht hat. Hierfür war bis zur Version 1.12 die Angabe von "*" notwendig. Diese Funktionalität wurde mit der Version 1.13 angepasst, sodass eine Suche nach "Neu" direkt auch Dokumente mit dem Wert "Neumann" findet. Soll wirklich nur nach "Neu" als Wort gesucht werden, steht hierfür die neue Option "Genaue Suche" bereit.


  • Die erweiterte Suche wurde umfassend erweitert. Zum einen stehen negierte Operatoren zur Verfügung (z.B. "Enthält nicht"). Mehrere Attribute können nun auch mit ODER verknüpft werden. Daneben können für den Status sowie für Listen- und MultiValue-Attribute mehrere Werte angegeben und mit UND bzw. ODER verknüpft werden. Zu guter Letzt kann nun auch der Status "Abgelegt" für eine Suche verwendet werden.


  • Gespeicherte Suchvorlagen können bearbeitet werden. Wählen Sie hierfür aus der Liste die entsprechende Suchvorlage und klicken Sie nach Durchführung der gewünschten Änderungen auf den Button "Änderungen speichern".


  • Der Dokumentdialog bietet eine Option für den Wechsel von einem Dokument der aktuell angezeigten Liste zum nächsten Dokument. Dabei wird automatisch bei Bedarf zur nächsten Ergebnisseite gewechselt.


  • Dokumente lassen sich aus der Dokumentliste heraus direkt in einem neuen Tab öffnen. Halten Sie hierfür beim Klick auf das Dokument die Taste "STRG" bzw. "CTRL" gedrückt.


  • Das Teilen von Dokumenten per Link ist nun noch einfacher. Es steht eine neue Option "Teilen" zur Verfügung, mit der ein Link erzeugt oder direkt eine Mail mit dem passenden Link aufgerufen werden kann. Das neue Menü beinhaltet ab sofort auch die bereits vorhandene Download-Option.


  • Neben PDF- und Bilddateien werden nun auch E-Mail-Inhalte für die Volltextsuche indiziert. D.h. es steht der Body einer E-Mail für die Suche zur Verfügung.


  • Der Zugriff auf die Anlagen eines E-Mail-Dokuments ist direkt über die Oberfläche möglich. Wenn Anlagen vorhanden sind, wird dies in der Dokumentliste und im Dokumentdialog angezeigt. Im Dialog ist der direkte Download möglich.


  • Beim manuellen Hochladen eines neuen Dokuments wird die ausgewählte Datei als Vorschau im Dialog angezeigt. So können Verschlagwortungen einfacher vorgenommen werden.


  • Die aus der erweiterten Suche bekannte Auswahl vorhandener Attributwerte steht nun auch für das Hochladen neuer Dokumente sowie die Bearbeitung von Attributen vorhandener Dokumente zur Verfügung.


  • Nicht allen Anwendern steht die automatische Windowsanmeldung zur Verfügung. Für einen reibungsloseren Anmeldevorgang steht die neue Option "Angemeldet bleiben" zur Verfügung. Bei manueller Eingabe von Benutzername und Passwort führt der Browser die Anmeldung bei aktivierter Checkbox bis zu 14 Tage automatisch durch. Eine Abmeldung über den Logout-Button setzt die Option zurück.


  • Manuell angelegte Benutzerkonten erhalten die Möglichkeit zum Setzen eines neuen Passworts.


Neue Funktionen für Administratoren

  • Für Umsetzung von benutzerabhängigen dynamischen Berechtigungen können den Benutzerkonten benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden. Diese Felder können in dynamischen Berechtigungen verwendet werden. So lässt sich beispielsweise die Anforderung umsetzen: "Ein Benutzerkonto darf nur Dokumente für Projektnummern sehen, denen es zugeordnet ist."


  • Auch für die dynamischen Berechtigungen stehen nun negierte Operatoren (z.B. "Ist ungleich") zur Verfügung.


  • Vorhandene dynamische Berechtigungen können bearbeitet werden.


  • Mit der neuen Berechtigung "Administration: Benutzerverwaltung" erhält eine Rolle den Zugriff auf Benutzer, Gruppen, Rollen und dynamische Berechtigungen.


  • Beim Einbinden einer AD-Gruppe in die Benutzersynchronisation kann ab sofort angegeben werden, ob die importierten Konten als "Named User" oder "Concurrent User" angelegt werden sollen.


  • Der direkte Link zum Aufruf einer Suche kann ab sofort einen zusätzlichen Parameter beinhalten, der im Falle eines einzigen Suchtreffers dieses Dokument automatisch öffnet. Zudem ist die Angabe mehrerer Werte je Attribut möglich.


[Antwort] Wie funktioniert der direkte Aufruf des ArchivPortals per Link bzw. URL?



  • Die Qualität der Vorschaubilder kann über einen neuen Systemparameter direkt beeinflusst werden. Die Änderung greift nur für erstellte Dokumente.


Optimierungen

  • Die OCR-Verarbeitung wurde beschleunigt und besser gegen Fehler abgesichert.
  • Die Performance beim Login im ArchivPortal und beim Laden der einzelnen Seiten im ManagementPortal (Benutzer, Gruppen, Rollen, Organisation) wurde verbessert.
  • Dokumente mit abgelaufener Aufbewahrungsfrist werden im Dokumentdialog mit einem eindeutigen Hinweis versehen.
  • Beträge (Decimal-Attribute) werden in den Dokumentlisten ab sofort rechtsbündig angezeigt.
  • Für eine bessere Übersichtlichkeit werden die Spalten "Archiviert am" und "Aufbewahrungsfrist" in neuen Installationen standardmäßig ausgeblendet. Die Anwender können diese Spalten bei Bedarf einblenden.
  • Das Ausführen einer erweiterten Suche führt nicht mehr zum Wechsel in die erste Kategorie der Suchkonfiguration , wenn aktuell "Alle Dokumente" ausgewählt ist.
  • Es sind Benutzernamen mit 2 Zeichen möglich. Bisher mussten mind. 3 Zeichen angegeben werden.
  • Der Dokumentdialog zeigt mit einem eindeutigen Status an, dass ein Dokument gelöscht wurde, sich also im Papierkorb befindet.
  • Die in der AD Synchronisation hinterlegten Einstellungen (Gruppen, Rollen, Named) werden ab sofort nur noch für die initiale Übernahme eines neuen Benutzerkontos verwendet. Für bestehenden Konten wird mit der Synchronisation ausschließlich geprüft, ob das Konto im AD noch aktiv ist. Alle anderen, manuell vorgenommenen Anpassungen an Gruppen, Rollen und anderen Einstellungen bleiben zukünftig einfach bestehen.


Fehlerkorrekturen

  • Die erweiterte Suche nach "Erstellt am" funktionierte nur, wenn ein Bis-Wert angegeben wurde.
  • Der Bestätigungsdialog beim Löschen einer dynamischen Berechtigung beinhaltete einen falschen Text.
  • Der Eintrag "Metadaten geändert" wurde in der Historie auch dann aufgeführt, wenn keine Attributwerte angepasst wurden.
  • Der Dokumentdialog wurde falsch angezeigt, wenn sehr viele Attribute vorhanden waren und zusätzlich verknüpfte Dokumente und Historie geöffnet wurden.
  • Das Verschieben eines Dokuments in den Papierkorb wurde in der Historie nicht deutlich genug dargestellt.
  • Beim Kopieren einer Kategorie wurde der neue Name nicht auf Länge geprüft, was zu Fehlern führte.
  • Eine einfache Suche nach Werten mit Bindestrich funktionierte nicht.
  • Fehlte eine Kategorie in der Listenkonfiguration eines Benutzerkontos, war diese Kategorie in der Oberfläche nicht aufrufbar.
  • Ein als gelöscht markiertes Attribut wurde weiterhin in der Dokumentliste angezeigt.
  • Der direkte Aufruf der einfachen Suche per URL funktionierte nicht mehr.
  • Der Import von Kategorien klappte nicht per Drag&Drop.
  • Bei einer sehr großen Anzahl von Kategorien und Attributen kam es zu Fehlern in der Konfiguration von dynamischen Berechtigungen und Suchvorlagen.
  • Unter bestimmten Bedingungen zeigten die Dokumentlisten nach einer Suche nicht alle gefundenen Dokumente an.
  • In älteren Versionen gespeicherte dynamische Berechtigungen führten im DBManager zu einem Fehler, was zum Abbruch des Datenbankupdates führte.
  • Die Lizenzansicht im ManagementPortal enthielt teilweise unnötige Zeilenumbrüche.
  • Der Dialog "Neues Dokument hochladen" wurde mit niedrigen Auflösungen "ungünstig" angezeigt.
  • Kam es zu einem Fehler während der OCR, wurde der Wert "#ERR#" als Volltext gespeichert.
  • Die Vorschau im Dialog der verknüpften Dokumente wurde nicht im Vordergrund dargestellt.
  • Bestimmte Kategorien konnten nicht geöffnet werden, wenn einem Konto die Berechtigung "Verknüpfte Dokumente Anzeigen" nicht zugeordnet war.
  • Die AD Synchronisierung funktionierte nicht mit IP-Adressen über VPNs, weil der Host nicht aufgelöst werden konnte.
  • In seltenen Fällen schlug die revisionssichere Archivierung eines Dokuments fehl, weil bestimmte IDs zu einem Problem im Index führten.
  • Sitzungen wurden teilweise ohne ersichtlichen Grund vor Ablauf des Session Timeout beendet.
  • Die Anzeige von großen JPG-Dateien funktionierte nicht.