Die Version 1.9 extrahiert die Texte aus bereits durchsuchbaren PDF-Dokumenten und stellt sie für die Volltextsuche zur Verfügung. Daneben sorgen die globalen Suchvorlagen für ein besseres Handling und das konfigurierbare Session Timeout für eine sichere Nutzung.

 

Kompatibilität mit den Produkten der Upload24

  • Document Processor CORE ab Version 4.14.5
  • WorkflowPortal 4.14.x


Neue Funktionen

  • Für bereits durchsuchbare PDF-Dateien (elektronisch erstellt oder bereits durch eine OCR bearbeitet) wird automatisch der enthaltene Text extrahiert und für die Volltextsuche bereitgestellt. Bisher musste der Volltext beim Erstellen eines Dokuments über die API mitgegeben werden. Bereits vorhandene Dokumente werden nach Ausführung des Updates automatisch durchlaufen und nachträglich mit dem Volltext versehen.

    Achtung: Für diese Funktionalität muss das zusätzliche Setup "OCR-Service" ausgeführt werden.

    Die Extraktion von Texten aus bildhaften, also gescannten PDF-Dokumenten (OCR) ist für die Version 1.10 geplant.


  • Suchvorlagen können über eine neue Option global, d.h. für alle Anwender zur Verfügung gestellt werden. Der Administrator besitzt die Berechtigung zum Erstellen und Löschen standardmäßig. Anderen Benutzerkonten kann dieses Recht über eine entsprechende Rolle zugeordnet werden.


  • Für eine verbesserte Sicherheit und ein optimiertes Handling der gleichzeitigen Benutzer im System (Concurrent Users) greift für die Logins ein Session Timeout. Dieses beträgt standardmäßig 15 Minuten und stellt sicher, dass eine laufende Session nach entsprechender Inaktivität beendet und eine evtl. daran geknüpfte Zugriffslizenz freigegeben wird. Das Timeout kann vom Administrator in den allgemeinen Einstellungen des ManagementPortals konfiguriert werden. Bitte beachten Sie, dass anschließend ein Neustart der Dienste "Upload24 ManagementPortal" und "Upload24 ArchivPortal" notwendig ist.



  • Das Startdatum für die Berechnung der Aufbewahrungsfrist kann vom aktuellen Standard "Erstelldatum" auf ein Datum-Attribut der Kategorie umgestellt werden. Dies kann insbesondere bei Migrationen aus anderen Archiven hilfreich sein, um z.B. die Frist für importierte Eingangsrechnungen anhand des Belegdatums festlegen zu können.



  • Analog zum WorkflowPortal unterstützt nun auch das ArchivPortal den Attributtyp "MultiValue". Damit kann eine Werteliste erstellt werden, die nach den einzelnen Werten durchsucht werden kann.


  • Der Administrator kann über eine neue Rollenberechtigung anderen Benutzerkonten die Möglichkeit zur Neuerstellung des Suchindex geben.



Optimierungen

  • Das Handling des Suchindex wurde weiter optimiert. Dadurch können Dokumente dem System noch schneller zugeführt werden. Die Änderung soll außerdem verhindern, dass es in Einzelfällen zu einem sogenannten Write Lock des Index kommt, d.h. Dokumente zwar zuverlässig im Archiv abgelegt werden, diese aber nicht in den Suchindex geschrieben und damit nicht gefunden werden können.



  • Die Attributsuche steht im Dokumentdialog für die schnelle Suche nach anderen Dokumenten mit demselben Attributwert zur Verfügung. Hierfür wird nun auch die erweiterte Suche verwendet. Die Oberfläche macht dies durch einen entsprechenden Hinweis deutlich.



  • Das Scrollverhalten des Dokumentdialogs wurde überarbeitet. Es gibt ab sofort nur noch einen Scrollbalken über alle Bereiche.


  • Das Handling von Listen-Attributen wurde in der Oberfläche optimiert. Beim Auswählen des Attributs werden nun immer alle Einträge zur Auswahl angezeigt.


  • In der erweiterten Suche wird die aktuelle UND-Verknüpfung der ausgewählten Attribute über entsprechende Bezeichnungen zwischen den Bereichen deutlich gemacht.



  • Für Dateiformate, die im ArchivPortal nicht dargestellt werden können, zeigt die Oberfläche eine passende Meldung an. Diese wurde um den ursprünglichen Dateinamen ergänzt.


  • Im ManagementPortal wurden an unterschiedlichen Stellen Filtermöglichkeiten ergänzt. Dadurch sind z.B. Benutzerkonten auf Systemen mit vielen Einträgen schneller auffindbar. Außerdem wird der Fokus beim Hinzufügen neuer Einträge zu einem Listenattribut automatisch in das neue Feld gesetzt. Desweiteren wurde der Dialog zum Kopieren einer Kategorie optimiert.


  • Die Erzeugung der Previews wurde optimiert und beschleunigt.


  • Das Laden der Dokumentlisten wurde optimiert und beschleunigt. Weitere Optimierungen sind für die Version 1.11 bereits konkret eingeplant.


  • Unterschiedliche Optimierungen im Layout.


Fehlerkorrekturen

  • Wenn beim Anlegen eines Dokuments über die API Attribute nicht mitgegeben wurden, setzte das System bisher nicht automatisch die konfigurierten Standardwerte.
  • Wenn beim Verschieben eines Dokuments in eine neue Kategorie Metadaten mitgegeben werden, erschien keine Info zu den geänderten Daten in der Historie.
  • Der Download z.B. einer XML-Datei erfolgte ohne Dateiendung, wenn ein dynamischer Dokumentname konfiguriert war.
  • Die API lieferte die Werte von Date-Attributen immer mit einer Zeitangabe.
  • Der Aufruf von "Alle Dokumente" konnte zu Fehlern führen, wenn insgesamt zu viele Attribute im System konfiguriert waren.
  • Umlaute im Kundennamen oder im Servernamen sowie eine falsche Groß-Kleinschreibung des Servernamens in der Lizenz führten dazu, dass das System nicht nutzbar war.
  • Probleme beim Schreiben in die Datenbank (z.B. durch fehlenden Speicherplatz) wurden von der API nicht zurückgemeldet, sodass das übergebende Programm von diesem Fehler keine Kenntnis bekam.
  • Die API lieferte keinen Fehler, wenn das Archivieren eines Dokuments mit einer ungültigen DocumentID ausgeführt wurde.
  • Die Ablage eines Dokuments mit anderem Dateiformat als PDF führte zu einer Fehlermeldung im Log.
  • Aus dem AD synchronisierte Benutzerkonten mit großem Anfangsbuchstaben führten zu Fehlern in der Anmeldung.
  • Die erweiterte Suche nach int oder decimal-Werten funktionierte nicht korrekt.
  • Das Löschen von Dokumenten führte zu Fehlermeldungen im Log.
  • Die angezeigten Dokumentzahlen passten nicht mehr bei aktiver erweiterter Suche, wenn man die Seite aktualisiert oder ein Dokument verlassen hat.
  • Der dynamische Dokumentname wurde beim Verschieben von Dokumenten nicht sauber angepasst.
  • Verknüpfte Dokumente wurden im Dokumentdialog mehrfach in der Liste angezeigt, wenn der entsprechende Bereich mehrfach geöffnet und geschlossen wurde.
  • Das Löschen abgelaufener Dokumente war nicht mehr möglich.
  • Bei bestimmten Auflösungen wurden die Listen im ManagementPortal (z.B. Benutzer) nicht vollständig angezeigt, sodass Konten am Ende der Liste nicht sichtbar waren und nicht ausgewählt werden konnten.
  • Die Fehlermeldung auf der ArchivPortal-Loginseite, wenn eine ungültige Lizenz vorliegt, funktionierte nicht mehr.
  • Das Handling von Textwerten mit Leer- und bestimmten Sonderzeichen führte in der Suche zu Fehlern.
  • Der Dialog zum Verschieben von Dokumenten wurde in englischen Browser auf deutsch und mit kleineren Auflösungen fehlerhaft dargestellt.
  • Die Bezeichnung von Benutzerkonten konnte angepasst werden.
  • Bestehende Suchvorlagen konnten nach dem Erstellen einer neuen Kategorie nicht mehr ausgewählt werden.