Die Version 4.14 bringt mit einem überarbeiteten Aufgabenlistenbereich mehr Übersichtlichkeit in Projekte mit vielen Workflows. Zudem erleichtern das überarbeitete Klick-Füllen, Hinweistexte an Aktionen sowie die neuen MultiValue-Attribute die Nutzung des WorkflowPortals für die Anwender. Aber auch für die Administratoren gibt es einige spannende Verbesserungen, wie z.B. die Anbindung an MySQL-Datenbanken.


Update-Vorbereitungen

  • Ab Version 4.10 wird das .NET Framework 4.8 vorausgesetzt (Systemvoraussetzungen für das WorkflowPortal ab Version 4.10). Bitte installieren Sie dieses vor dem Ausführen des Setups.
  • Bitte sichern Sie vor Ausführen des Setups die bestehende Datei "...\users\users.usr". Die Struktur der Benutzerdaten ändert sich ab der Version 4.9. Falls eine vorherige Version reaktiviert werden müsste, kann so der alte Stand der Benutzerstruktur sehr einfach wiederhergestellt werden.


Kompatibilität mit den Produkten der Upload24

  • Document Processor CORE 4.14.x
  • ArchivPortal 1.7

Bekannte allgemeine Einschränkungen

  • Es kann vorkommen, dass die Administration der Aufgabenlisten beim ersten Aufruf nicht korrekt angezeigt wird. Zu beheben ist dies ganz einfach durch Neuladen der Administrationsseite per STRG + F5.
  • Die Reihenfolge der Werte in der Auswahlliste des Spaltenfilter ist für Datumswerte nicht korrekt. Statt per Datum wird hier aktuell noch alphabetisch sortiert.


Neue Funktionen für Anwender

  • Der überarbeitete Aufgabenlistenbereich bietet mehr Platz über teilweise kleinere Listenbereich sowie Möglichkeit, einzelne Bereiche ein- und ausklappen zu können.


  • Der Anwender kann nun beim Klick-Füllen eines Text- oder Memo-Attributs auswählen, ob der Attributinhalt mit dem ausgewählten Wert ersetzt oder ergänzt werden soll.


  • Eine weitere Änderung für das Klick-Füllen betrifft die Attribute mit AutoComplete-Funktionalität. Auch diese Felder lassen sich ab sofort mit einem Klick auf einen Dokumentinhalt befüllen. Allerdings wird dabei, wie gewohnt, eine Datenbankabfrage ausgeführt, die zur Übernahme des Wertes bestätigt werden muss.


  • Die Oberfläche merkt sich je User, ob der Bereich "Alle Hinweise" aufgeklappt war und öffnet ihn für die nächste Aufgabe automatisch wieder.


Neue Funktionen für Administratoren

  • Die AutoComplete-Funktionalität unterstützt ab sofort neben dem Microsoft SQL Server, SQL Anywhere und Oracle nun auch MySQL-Datenbanken.


  • Über den neuen Attributtyp "MultiValue" kann ein Eingabefeld konfiguriert werden, das über Datenbankabfragen (AutoComplete) mit mehreren Werten befüllt werden kann. So wird es beispielsweise möglich, in einem Arbeitsschritt mehrere Bestellnummern zu einer Eingangsrechnung angeben zu können.


  • Es können ab sofort Hinweistexte für Aktionen angegeben werden. Wenn vorhanden, erhält der Anwender ein kleines Symbol an der Aktion, über das der Hinweis eingeblendet werden kann. So können zusätzliche Informationen zum Workflow-Ablauf einfach bereitgestellt werden.


  • Über JavaScript-Ausdrücke kann die Farbe von Attributen und Feldern im Positionsbereich dynamisch verändert werden. So können Fehleingaben oder auch Hinweise bei Bedarf farblich hervorgehoben werden.


  • Über die neuen Wartungshinweise für Anwender können Administratoren über anstehende Updates oder Ausfallzeiten informieren. Die Anwender erhalten im definierten Zeitraum einen entsprechend prominent platzierten Hinweis. Sobald dieser weggeklickt wurde, erscheint er nicht noch einmal.


  • Im Administrationsbereich können die aktuell im WorkflowPortal angelegten Benutzerkonten inkl. Rolle, Gruppen und Online-Status angezeigt werden.


  • Nach den Datenbankverbindungen können mit der Version 4.14 nun auch die konkreten Datenbankqueries direkt in der Administration konfiguriert und ohne Neustart übernommen werden. 


  • Für Float-Attribute kann die Anzahl der Nachkommastellen konfiguriert werden. So muss in diesen Fällen nicht mehr auf Textattribute ausgewichen werden.


  • Über die neuen Platzhalter "#AttributeName#" und "#AttributeValue#" kann in Queries direkt auf Namen und Wert des Attributs zugegriffen werden, das die Query ausführt. Damit sind nun nicht mehr mehrere identische Queries notwendig, wenn eine identische Datenbankabfrage für mehrere Attribute genutzt werden kann.


  • Die Konfigurationsdateien für Listen und Tabellen  werden automatisch täglich gesichert. Es werden in einem Unterordner "Backup" Kopien erzeugt und max. 30 Tage vorgehalten.


  • Über einen neuen Systemparameter können Anwender mit einer superuser-Rolle das administrative Recht zur Anpassung der Vertreterregelungen erhalten.


  • Beim Ex- und Import von Aufgabenlisten werden auch der abweichende Done-Ordner, der abweichende New-Ordner sowie die Einstellung "Neuen Workflow starten" berücksichtigt.


Optimierungen

  • Die EntraID-Synchronisation berücksichtigt neben "Microsoft 365"-Gruppen nun auch Verteiler- und Sicherheitsgruppen.
  • Die AD-Synchronisation gibt konkrete Fehlermeldungen aus, wenn ein verknüpfter AD-Pfad nicht mehr vorhanden ist. So sollen Fehler in der Synchronisation schneller erkannt werden können.
  • Die Vertreterliste in der Administration wird mit einem separaten Scrollbalken dargestellt, damit der Konfigurationsbereich immer sichtbar ist.
  • Der Bestätigungsdialog für das Löschen von Dateien wurde überarbeitet.
  • Der Eigenschaftendialog einer Datei zeigt zusätzliche Informationen an wie z.B. das letzte Änderungsdatum der Datei.
  • Ungültige oder nicht vorhandene Angaben in Dezimalfeldern des Positionsbereichs werden automatisch gegen den Wert "0" ersetzt. Zuvor führten die Werte zu Fehlern in der Oberfläche. Die Änderung der Werte wird dem Anwender über einen Hinweis deutlich gemacht. Dies ist notwendig, da die Aufforderung zum Speichern der Aufgabe ansonsten zu Irritationen führen würde.


Behobene Fehler

  • Checkboxen im Positionsbereich konnten nicht per AutoComplete-Funktion aktiviert werden.
  • URL-Angaben im Dateibereich führten zu Fehlern, wenn sie nicht zulässige Sonderzeichen enthielten, da sie als Dateinamen behandelt wurden.
  • Fügte man zu einer abgeschlossenen Aufgabe weitere Eigenschaften hinzu (Dateien, Attribute, etc.), wurde vom Backend eine weitere Steuerungsdatei geschrieben, was zu doppelten Aufgaben führen konnte.
  • Eine Datenbankverbindung zu einem MS SQL Server war nicht möglich, wenn ein Semikolon im Passwort vorhanden war.
  • Geänderte Spaltenkonfigurationen wurden nicht immer korrekt angewendet. Häufig tauchten geänderte Spaltenbezeichnungen nicht bei den Anwendern auf.
  • JavaScript-Bedingungen (Visible, ReadOnly) führten zu einer Fehlermeldung, wenn sie auf Memo-Attribute mit mehrzeiligem Inhalt angewendet (z.B. #MemoAtt# = '') wurden.
  • Das LDAP Template konnte nach einer Neuinstallation nicht gespeichert werden.
  • Gruppen mit Leerzeichen im Namen führten zu Fehlern, wenn sie als Filter an einer Aktion angegeben wurden.
  • Es wurde ein Fehler in der falschen Anzeige von Pflichtfeldern behoben.
  • Die automatische AD-Synchronisation funktionierte in einigen Installationen nur sporadisch.
  • Das Vertretersymbol in der Aufgabenliste änderte sich nach einem Aufruf der Aufgabe in das "Abgelaufen"-Symbol.
  • Die Checkbox für den CSV-Export wurde in der Administration doppelt angezeigt.
  • Im Darkmode waren der Button zum Speichern von Filtervorlagen sowie das Filtersymbol an der Aufgabenliste nicht ordentlich sichtbar.