Diese Beschreibung bezieht sich auf die DATEV XML-Schnittstelle online in der Version 5.0, Stand Oktober 2018.


INHALTSVERZEICHNIS

Anwendungsfall

Über die digitalen Workflows der Upload24 GmbH werden Eingangsrechnungen verarbeitet und freigegeben. Die Belege werden dabei um Kopfdaten und Splitbuchungsdaten angereichert. Diese erfassten Daten sollen mit den Belegbildern an DATEV online zur Buchung übertragen werden.


Die Übertragung ist mit und ohne Belegbilder möglich.


Datenfelder

Über die Anbindung per DATEV XML-Schnittstelle werden aktuell folgende Informationen erfasst und übertragen.


Kopfdaten

  • Kreditornummer
  • Kreditorname
  • UmsatzsteuerID des Kreditors
  • IBAN des Kreditors
  • Externe Belegnummer
  • Rechnungsdatum
  • Bruttobetrag
  • Währung
  • Zahlungsbedingung


Buchungszeilen

  • Buchungsbetrag
  • Sachkonto
  • Steuersatz
  • Kostenstelle
  • Buchungstext


Die DATEV XML-Schnittstelle bietet zahllose Datenfelder, um unterschiedlichste Szenarien abdecken zu können. Für die Anbindung eines Eingangsrechnungsworkflows haben wir aktuell einen Teil davon implementiert. Eine Ansteuerung weiterer Datenfelder ist jederzeit problemlos möglich.



Technisches Vorgehen

Um die Übergabedatei korrekt erzeugen zu können, müssen zu einem definierten Zeitpunkt die im Workflow gebuchten Belege verarbeitet und zusammengeführt werden. Konkret wird eine sogenannte Belegsatzdatei erzeugt. Das Ergebnis ist eine ZIP-Datei je Mandant und Buchungsperiode mit folgenden Informationen:

  • Inhaltsverzeichnis der Belege
  • Buchungsdaten der Belege
  • Belegbilder


Die erzeugten ZIP-Dateien müssen mit Hilfe des Tools "DATEV Belegtransfer" an DATEV online übertragen werden. Dies ist automatisch aber auch manuell möglich. Je Mandant ist ein separates Verarbeitungsverzeichnis notwendig.


Für die Konfiguration von DATEV Belegtransfer kontaktieren Sie bitte die DATEV eG oder Ihren Dienstleister.


Voraussetzungen

Für eine fehlerfreie Erzeugung und Übergabe der Buchungssätze benötigen wir Zugriff auf die DATEV Stammdaten. Diese werden dem Workflow im Regelfall über einen Export aus DATEV online per CSV-Datei bereitgestellt. Folgende Stammdaten werden für das aktuell beschriebene Vorgehen benötigt:

  • Kreditoren
    • Kreditorname
    • Kreditornummer
    • Adressdaten, falls vorhanden
    • UmsatzsteuerID
    • IBAN
  • Sachkonten
    • Kontonummer
    • Bezeichnung
  • Kostenstellen
    • Kostenstellennummer
    • Bezeichnung
  • Zahlungsbedingungen
    • DATEV-ID der Zahlungsbedingung
    • Bezeichnung


Einschränkungen und Hinweise

Die DATEV XML-Schnittstelle hat in der Version 5.0 zwei Einschränkungen, auf die wir an dieser Stelle eingehen möchten.


Kreditordaten

Obwohl mit der Kreditornummer ein eindeutiges Datenfeld übermittelt wird, zeigt DATEV online nach dem Belegimport nicht automatisch die zugehörigen Kreditorinformationen wie z.B. den Kreditornamen in der Oberfläche an. Aus diesem Grund müssen wir diese Informationen in der Schnittstelle übergeben, um die Darstellung der Informationen zu erreichen.


Zahlungsbedingungen

Es werden auch solche Belege in die Überweisungsliste übernommen, denen eine Zahlungsbedingung mit der Option "Lastschrift" zugewiesen wurde. Hierbei handelt es sich um eine bekannte Einschränkung der DATEV XML-Schnittstelle für Belegsatzdaten. Belege werden automatisch in die Überweisungsliste übernommen. Dies kann verhindert werden, wenn ein Zahldatum (Bezahlt am / PaidAt) übergeben wird.