Diese Anleitung bezieht sich auf die Versionen ab 4.2.x. Ältere Versionen beinhalten nicht alle hier beschriebenen Funktionalitäten.

Zugriff auf die Oberfläche


Der Zugriff auf die Oberfläche erfolgt über einen speziellen Link, den Ihnen Ihre IT-Abteilung zur Verfügung stellt. Der Link sieht ungefähr so aus:

http://servername/Workflowportal/login.php		WorkflowPortal 4 wurde mit den neuesten Versionen folgender Browser getestet:

Google Chrome, Mozilla Firefox

Alle Browser, die HTML5-Fähigikeit ausweisen, sind in der Regel vollkompatibel.

Der Einsatz älterer Browser wie Internet Explorer wird nicht empfohlen.


Anmelden


Wenn Sie diese Anmeldemaske sehen, ist die automatische Anmeldung entweder nicht aktiv oder Einstellungen auf Ihrem Rechner oder im Browser verhindern sie.

Bitte geben Sie Benutzernamen und Passwort an und klicken auf "Anmelden" (oder ENTER drücken). Im Regelfall handelt es sich dabei um die Angaben, die Sie auch für Ihre Windowsanmeldung verwenden.



Aufgaben und Rubriken


Sie haben immer Zugriff auf Ihre "eigenen Aufgaben". Das sind solche Aufgaben bzw. Belege, die von Ihnen bearbeitet werden müssen. Entweder ist die Aufgabe Ihnen direkt zugewiesen oder einer Ihrer Abteilungen bzw. Gruppen.Je nach Berechtigung steht Ihnen die Auswahl der "aktiven Aufgaben" zur Verfügung. Damit haben Sie Zugriff auf solche Aufgaben bzw. Belege, die anderen Bearbeitern oder Gruppen zugeordnet sind. Diese Funktion wird häufig für Controlling oder Buchhaltung freigeschaltet, um Belege in allen möglichen Workflowstatus finden zu können.
Der Reiter "System" ist der IT-Administration vorbehalten.



Je nach Projekt stehen Ihnen unterschiedliche Aufgabenlisten zur Verfügung. Diese repräsentieren Workflowtypen oder auch -status. Wenn darin Aufgaben für Sie vorliegen, werden die Reiter hervorgehoben und enthalten die Anzahl der jeweiligen Aufgaben.

Die Nummern enthalten Informationen darüber, wie viele Aufgaben zur Verfügung stehen (z.B. 12/22) und wie viele Ihnen bzw. Ihrer Gruppe zur Bearbeitung zugewiesen sind (z.B. 12/22).


Die Aufgabenliste



Jeder Eintrag in der Aufgabenliste entspricht einem Workflow, der sich in einem definierten Status ("Aufgabe") befindet. In den "Eigenen Aufgaben" werden solche Aufgaben angezeigt, die von Ihnen bearbeitet werden müssen.Je nach ausgewählter Aufgabenliste stehen definierte Spalten zur Verfügung. Dazu gehören im Standard "Aufgabe" und "Erstellt am". Alle weiteren Spalten sind abhängig von Ihrer Workflowkonfiguration. Sie zeigen eine Auswahl der in den Aufgaben enthaltenen Daten an.
Die Sortierung der Liste lässt sich per Mausklick auf einen Tabellenkopf ändern. Eine Sortierung über mehrere Spalten ist mit der Kombination STRG + Mausklick möglich.



Aufgaben bearbeiten


Um eine Aufgabe zu bearbeiten, klicken Sie mit der Maus auf einen Eintrag in der Aufgabenliste. Es öffnet sich ein Dialog, mit dem die Aufgabe bearbeitet und abgeschlossen werden kann. Eine Doppelbearbeitung ist nicht möglich, da die Aufgabe beim Öffnen gegen weitere Bearbeitung gesperrt und erst bei Abschluss oder beim Schließen der Aufgabe wieder freigegeben wird.



Im Kopfbereich des Aufgabendialog wird nochmals Ihre Aufgabe formuliert, in diesem Beispiel "Zahlen". Außerdem aufgeführt sind die zuständigen Bearbeiter und Gruppen sowie das Erledigungsdatum. Es können für einzelne Aufgaben Erledigungs- und Eskalationsdaten definiert werden, deren Ablauf einen neuen Arbeitsschritt erzeugen.

Im Bereich "Verlauf" ist ersichtlich, welche Arbeitsschritte im Workflow bereits stattgefunden haben, wann sie abgeschlossen wurden und von wem. Hierzu ist ein klick auf den "Chronik"-Button nötig.

Über das Kommentarfeld können Sie nachfolgenden Benutzern Hinweise und Anmerkungen übermitteln.

Die Attribute enthalten alle relevanten Daten zum laufenden Workflow. Je nach Aufgabe erhalten Sie Zugriff auf einzelne oder alle Eingabefelder, um diese zu füllen, anzupassen oder zu korrigieren.



Der Positionsbereich ist immer projektspezifisch zu betrachten. Bitte ziehen Sie für genauere Informationen Ihre entsprechende Projektdokumentation heran.

Ziel einer Aufgabenbearbeitung ist immer das Ausführen einer "Aktion". Dabei handelt es sich um mindestens eine Entscheidungsmöglichkeit, die zu einem Folgeschritt im Workflow führt. Je nach Aufgabe stehen unterschiedliche Aktionen zur Verfügung.

Bitte beachten Sie, dass die Ausführung einer Aktion teilweise nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich ist. Beispielsweise müssen bestimmte Attribute oder das Kommentarfeld gefüllt werden. In diesen Fällen wir die Aktion mit einem "!" markiert und lässt sich nicht abschließen. Bitte prüfen Sie in diesem Fall Ihre Eingaben.

Falls Sie eine Aufgabe noch nicht abschließen möchten, können Sie zur Aufgabenliste zurückkehren. In diesem Fall können Sie das "X" in der rechten Ecke im Kopfbereich klicken. Eine Dialogbox erscheint und lässt wählen, ob Sie die Änderungen speichern oder verwerfen möchten.



Suchen und sortieren


Wenn sich viele Aufgaben in Ihrer Liste befinden, können sie nach Suchbegriffen gefiltert werden. Geben Sie hierfür bitte einen oder mehrere Suchbegriffe im Feld "Filter" an. Es bleiben nur solche Aufgaben in der Liste, die alle Suchbegriffe enthalten.

Gesucht werden kann nach allen Angaben in den Attributen und Aufgabenbezeichnungen. Eine Suche nach dem Inhalt der angehängten Dateien ist nicht möglich.
Eine weitere Möglichkeit zur Organisation der Aufgaben bietet die Sortierung der Aufgabenliste. Klicken Sie hierfür auf einen Spaltenkopf, um die Liste zu sortieren. Ein erneuter Klick, ändert die Sortierreihenfolge.



Benutzereinstellungen


Die Benutzereinstellungen erreichen über eine Klick auf Ihren Anmeldenamen, wie im Screenshot dargestellt. Der Menüpunkt "Benutzereinstellungen" führt Sie zum entsprechend Dialog.