Die automatische Belegauslesung stellt in Projekten mit einem Eingangsrechnungsworkflow eine Hilfestellung für die Anwender dar. Kopf- und Artikelinformationen können ohne Eingriff des Anwenders ausgelesen und im Workflow vorgeblendet werden. So müssen nicht mehr alle Belegdaten manuell eingegeben, sondern können geprüft und ggfs. korrigiert werden.


Bitte beachten Sie, dass die automatische Belegauslesung eine Hilfestellung darstellen soll. Eine 100%ige Auslesung wird nicht angestrebt, da sie technisch nicht möglich ist. Am Ende dieses Artikel finden Sie Hinweise zum Umgang mit Ausleseproblemen.


Die Basis für die Belegauslesung stellt die sogenannte Freiformextraktion der Upload@24 IT Consulting GmbH dar. Sie ist in der Lage, ohne vorheriges Anlernen die Eingangsrechnungen und -gutschriften automatisch auszulesen.


Voraussetzungen


Die Qualität der Belege ist von großer Wichtigkeit. Grundsätzlich empfehlen wir, möglichst viele Rechnungssteller zur Bereitstellung der Belege via E-Mail zu bewegen. Wenn ein solcher Beleg direkt aus einer Warenwirtschaft als PDF-Datei erzeugt und versendet wird, sind die Voraussetzungen für die Belegauslesung optimal. Die PDF-Dateien sind bereits durchsuchbar (lassen sich z.B. im Adobe Reader markieren und kopieren) und können daher zielgerichtet verarbeitet werden. Sie müssen dafür nur mit der Original-E-Mail an ein definiertes Postfach gesendet werden, von wo aus sie dem Workflow zugeführt werden.


Die geschilderten Vorteile greifen für E-Mail-Belege nicht, wenn der Rechnungssteller nur einen Scan der Rechnung per E-Mail zusendet. In diesem Fall beachten Sie bitte die folgenden Hinweise zu Scans.



Treffen Rechnungsbelege per Papier ein, werden sie dem Workflow per Scan zugeführt. Eine Auflösung von 300dpi wird hierfür vorausgesetzt. Eine niedrigere Auflösung behindert das Auslesen von Texten aus dem Beleg. Für das menschliche Auge mögen die Informationen noch einigermaßen lesbar sein, aber die maschinelle Auslesung kann in diesen Fällen die einzelnen Bildpunkte nicht mehr richtig zu einzelnen Buchstaben ordnen.



Funktionsweise


Die Kopfdaten werden anhand textlicher Merkmale sowie bestimmter Logiken aus dem Beleg ermittelt. Nicht alle werden in allen Workflows verwendet.


  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Nettobetrag
  • Mehrwertsteuersatz
  • Mehrwertsteuerbetrag
  • Bruttobetrag
  • Skontoinformationen


Zusätzlich werden allgemeine Informationen extrahiert, die das Ermitteln des Rechnungsstellers ermöglichen sollen. Sofern diese Informationen im führenden System wie z.B. ERP, Fibu oder Speditionssoftware gepflegt sind, kann die automatische Belegauslesung anhand dieser Kriterien auf den Adressstamm zugreifen und einen passenden Datensatz im Workflow vorblenden.


  • UmsatzsteuerID
  • Steuernummer
  • IBAN (NEU)
  • E-Mail-Adresse
  • Website


Kann kein/e passende/r Kreditor/Datensatz/Adresse ermittelt werden, bleiben die entsprechenden Felder im Workflow leer und müssen manuell gefüllt werden. Hierfür steht in der Workflowoberfläche im Regelfall eine Auswahlhilfe (AutoComplete-Funktionalität) zur Verfügung, mit der Sie direkt auf den Adressstamm zugreifen können. Es erfolgt außerdem ein Hinweis auf das Kriterium. Bitte ergänzen Sie in diesem Fall das entsprechende Kriterium im zugehörigen Datensatz, damit für den nächsten Beleg eine automatische Zuordnung erfolgen kann


Werden mehrere Treffer zu den Kriterien ermittelt, wird im Workflow ein entsprechender Hinweis eingeblendet. In diesem Fall muss der/die zugehörige Kreditor/Datensatz/Adresse manuell ausgewählt werden.


Einschränkungen


Die automatische Belegauslesung orientiert sich ausschließlich an den Texten einen Beleges. Wenn die Belegqualität nicht den Anforderungen entspricht, klappt die Textauslesung nur eingeschränkt und damit auch die Extraktion der einzelnen Belegdaten.


Ähnlich wichtig ist der Aufbau der Belege. Eine gute Ausleserate wird erreicht, wenn ein Beleg nachvollziehbar in Belegkopf und Artikelbereich aufgeteilt ist. Als Beispiel lassen sich im Regelfall Ihre eigenen Ausgangsrechnungen heranziehen. Die Kopfdaten sind mit Überschriften oder Hinweistexten versehen (z.B. Rechnungsnummer, Belegdatum, ...), es sind notwendige Angaben wie UmsatzsteuerID, E-Mail-Adresse usw. angegeben, ... Als Faustregel gilt: Wenn Sie schon selbst nicht sicher sind, wo auf dem Beleg welche Information hinterlegt ist, kann auch unsere Erkennung Schwierigkeiten haben.


Die Auslesung von Nadeldruckbelegen ist nur sehr eingeschränkt möglich, da auch hier die Bildpunkte nicht korrekt zugeordnet werden können.



Was tun im Problemfall?


Wenn die Belegdaten gar nicht oder nur teilweise ausgelesen werden, sind 2 Schritte möglich:


  1. Die Freiformextraktion wird um weitere Kriterien erweitert, mit denen die Auslesung allgemein verbessert wird. Wir haben ein großes Interesse an weiteren Optimierungen und stehen hierfür gerne zur Verfügung.
  2. Die Belegauslesung wird durch das Hinterlegen von sogenannten Templates ergänzt, also Formularen je Rechnungssteller.


In beiden Fällen benötigen wir mindestens 1, gerne aber auch mehrere Beispielbelege eines Rechnungsstellers zur Prüfung und ggfs. Optimierung der Auslesung. Stellen Sie die Belege bitte Ihrem Projektleiter oder der EDV-Abteilung zur Verfügung. Diese übermitteln sie an uns.


Achtung! Bitte übermitteln Sie Belege nur zur Prüfung, wenn...


  1. ...es sich nicht um einen Nadeldruckbeleg handelt.
  2. ...der Beleg nicht grundsätzlich z.B. durch Verschmutzungen oder eine geringe Auflösung beeinträchtig, sondern für das menschliche Auge gut lesbar ist.
  3. ...Belege dieses Rechnungsstellers sehr häufig verarbeitet werden müssen.
  4. ...Sie mehrere Belege über einen längeren Zeitraum gesammelt haben.