Zugriff auf die Oberfläche

Anmelden

Wenn Sie diese Anmeldemaske sehen, ist die automatische Anmeldung entweder nicht aktiv oder Einstellungen auf Ihrem Rechner oder im Browser verhindern sie. Bitte geben Sie Benutzernamen und Passwort an und klicken auf "Anmelden" (oder ENTER drücken). Im Regelfall handelt es sich dabei die Angaben, die Sie auch für Ihre Windowsanmeldung verwenden.

Aufgaben und Karteireiter

Sie haben immer Zugriff auf Ihre "eigenen Aufgaben". Das sind solche Aufgaben bzw. Belege, die von Ihnen bearbeitet werden müssen. Entweder ist die Aufgabe Ihnen direkt zugewiesen oder einer Ihrer Abteilungen bzw. Gruppen.	Je nach Berechtigung steht Ihnen die Auswahl der "aktiven Aufgaben" zur Verfügung. Damit haben Sie Zugriff auf solche Aufgaben bzw. Belege, die anderen Bearbeitern oder Gruppen zugeordnet sind. Diese Funktion wird häufig für Controlling oder Buchhaltung freigeschaltet, um Belege in allen möglichen Workflowstatus finden zu können.

Je nach Projekt stehen Ihnen unterschiedliche Karteireiter zur Verfügung. Diese repräsentieren Workflowtypen oder auch -status. Wenn darin Aufgaben für Sie vorliegen, werden die Reiter hervorgehoben und enthalten die Anzahl der jeweiligen Aufgaben. Nach der ersten Anmeldung muss ein Karteireiter manuell ausgewählt werden. Für weitere Anmeldungen merkt sich die Oberfläche den zuletzt gewählten Eintrag.

Die Aufgabenliste

Aufgaben bearbeiten

Um eine Aufgabe zu bearbeiten, klicken Sie mit der Maus auf einen Eintrag in der Aufgabenliste. Es öffnet sich ein Dialog, mit dem die Aufgabe bearbeitet und abgeschlossen werden kann. Eine Doppelbearbeitung ist nicht möglich, da die Aufgabe beim Öffnen gegen weitere Bearbeitung gesperrt und erst bei Abschluss oder beim Schließen der Aufgabe wieder freigegeben wird.

	Im Kopfbereich des Aufgabendialog wird nochmals Ihre Aufgabe formuliert, in diesem Beispiel "Sachlich prüfen". Außerdem aufgeführt sind die zuständigen Bearbeiter und Gruppen sowie das Erledigungsdatum. Es können für einzelne Aufgaben Erledigungs- und Eskalationsdaten definiert werden, deren Ablauf einen neuen Arbeitsschritt erzeugen.
	Im Bereich "Verlauf" ist ersichtlich, welche Arbeitsschritte im Workflow bereits stattgefunden haben, wann sie abgeschlossen wurden und von wem.
	Über das Kommentarfeld können Sie nachfolgenden Benutzern Hinweise und Anmerkungen übermitteln.
	Die Attribute enthalten alle relevanten Daten zum laufenden Workflow. Je nach Aufgabe erhalten Sie Zugriff auf einzelne oder alle Eingabefelder, um diese zu füllen, anzupassen oder zu korrigieren.
	Der Positionsbereich ist immer projektspezifisch zu betrachten. Bitte ziehen Sie für genauere Informationen Ihre entsprechend Projektdokumentation heran.
	Ziel einer Aufgabenbearbeitung ist immer das Ausführen einer "Aktion". Dabei handelt es sich um mindestens eine Entscheidungsmöglichkeit, die zu einem Folgeschritt im Workflow führt. Je nach Aufgabe stehen unterschiedliche Aktionen zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass die Ausführung einer Aktion teilweise nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich ist. Beispielsweise müssen bestimmte Attribute oder das Kommentarfeld gefüllt werden. In diesen Fällen wir die Aktion beim Überfahren mit der Maus rot umrandet und lässt sich nicht abschließen. Bitte prüfen Sie in diesem Fall Ihre Eingaben. Falls Sie eine Aufgabe noch nicht abschließen möchten, können Sie zur Aufgabenliste mit "Speichern" (speichert alle Eingaben) oder "Abbrechen" (verwirft alle Eingaben) zurückkehren.

Suchen und sortieren

Wenn sich viele Aufgaben in Ihrer Liste befinden, können sie nach Suchbegriffen gefiltert werden. Geben Sie hierfür bitte einen oder mehrere Suchbegriffe im Feld "Filter" an. Es bleiben nur solche Aufgaben in der Liste, die alle Suchbegriffe enthalten. Gesucht werden kann nach allen Angaben in den Attributen und Aufgabenbezeichnungen. Eine Suche nach dem Inhalt der angehängten Dateien ist nicht möglich.

Eine weitere Möglichkeit zur Organisation der Aufgaben bietet die Sortierung der Aufgabenliste. Klicken Sie hierfür auf einen Spaltenkopf, um die Liste zu sortieren. Ein erneuter Klick, ändert die Sortierreihenfolge.

Benutzereinstellungen

Die Benutzereinstellungen erreichen über eine Klick auf Ihren Anmeldenamen, wie im Screenshot dargestellt. Der Menüpunkt "Einstellungen" führt Sie zum entsprechend Dialog.